領収書のデジタル化

困っていたことPROBLEM

領収書の箱が、ずっと机の横にありました。スキャナに通せば画像にはなります。でもそれだけだと、あとから見返しても「日付」と「金額」しか分かりません。

経理で本当に要るのは、その先です。誰と行ったのか。何のための支払いか。半年前の会食の相手を、レシートを見て思い出せる人はいません。

その答えは、実は自分のカレンダーに残っています。予定表に「◯◯様会食」と入っている。領収書とカレンダーを日付で突き合わせれば、相手が分かる。それを手作業ではなく、まとめてやるようにしました。

432枚スキャンした画像（2社分・約4ヶ月分）

ぜんぶ手作業だったころ

5時間

いまのやり方

1時間

同じ量の領収書を、封を開けてから一覧のCSVが出るまでの時間。

スキャンする

スキャナに束ごと通します。両面・300dpi。裏返しに入っていても、あとから直します。

裏面も必ず読みます。用途の手書きメモは、裏に書かれていることが多いからです。
画像を読み取る

1枚ずつ画像を見て、日付・店名・金額・宛名・但し書きを拾います。手書きの走り書きも、レシートの薄い印字も対象です。

読み取りはAI（Claude Code）に任せていますが、金額は人の目で必ず確認します。
カレンダーと突き合わせる

領収書の日付で予定表（TimeTree）を引き、その日の予定から同席者と用件を特定します。「会食」で検索して出てこない日は、予定自体が入っていない日と判断します。

海外出張中の分は、出張名と人数もここで付けます。
画像に書き込む

領収書の画像の下に白い帯を足して、日付・店名・金額・宛名・同席者・用途を焼き込みます。横倒しでスキャンされたものは、ここで正しい向きに直します。

元の画像には手を入れません。別ファイルとして書き出します。
一覧を出す

全枚数を1行ずつCSVにします。日付・取引先・金額・用途・ファイル名。月別フォルダに分けて、そのまま税理士さんに渡せる形にします。

※ 同席者の氏名は、この公開ページでは伏せています。実際のファイルには氏名が入ります。

電子帳簿保存法で求められる検索条件は「取引年月日・取引金額・取引先」の3つ。この3つをファイル名に入れておけば、専用のシステムがなくても、フォルダの検索窓だけで探せます。

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紙の領収書をスキャンしてデータで残すときのルールは、電子帳簿保存法（スキャナ保存）で決まっています。左が法律の求めていること、右がそれに合わせて決めた、うちのやり方です。

読み取りの品質解像度200dpi以上・カラー: スキャナは300dpi・カラー・両面で固定。設定を毎回いじらないように、この1つだけを使います。
読み取るまでの期間受け取ってから決めた期限内に: 月に1回、処理する日を決めてまとめて通します。ためこむほど、あとで用途を思い出せなくなります。
検索できること取引年月日・取引金額・取引先の3つ: この3つをファイル名に入れます。専用のシステムがなくても、フォルダの検索窓だけで探せる状態になります。
あとから書き換えられないこと訂正・削除の履歴が残る形で: スキャンした元の画像には手を入れません。メモを書き込んだものは別ファイルとして書き出し、保存先は上書きの履歴が残るクラウドにしています。
すぐ見られること画面とプリンタで出せる状態: 月別のフォルダに分け、全件のCSV一覧を付けます。「◯月の◯◯の領収書」を聞かれて、その場で出せる状態にしています。
帳簿とひもづくこと仕訳と証憑が結びつく: CSVの各行にファイル名を持たせて、会計の仕訳から元の1枚にたどり着けるようにしています。

紙の原本を処分してデータだけにする場合は、ここに書いた以外の要件（タイムスタンプの付与など）も必要になります。うちはまず紙の原本を残したうえでデータ化を進め、処分してよいかは税理士事務所と確認しながら判断しています。

※ 法律の要件は改正で変わります。実際の運用は、必ず顧問の税理士さんに確認してください。

束は、日本の分と海外の分が混ざっている。「◯枚目からは海外」と機械的に線を引くと取りこぼします。実際に14枚見落としました。全部を1枚ずつ見るしかありません。
カードの利用控えと、レシート本体が別々に入っている。そのまま数えると二重計上になります。本体を優先し、控えしかないものは別扱いにします。
宛名が別の会社のものが紛れている。連盟の束に会社名義のものが混ざっていました。先に抜いておきます。
手作業で直した分は、やり直しのときに漏れる。最後に全件をまとめて機械的に検査して、書き込み漏れがないか確かめます。

自分のところでも、やってみたい。
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紙のまま置いておく理由が、なくなりました。

── 経理担当・村田亜衣